Kik macht Lieferanten-Audits transparent

Hebel für bessere ­Arbeitsbedingungen

Ob CSR, VCM oder SRM – die Kürzel variieren, aber in der Sache, bessere Produktions- und Arbeitsbedingungen zu schaffen, sind sich alle einig. Oft fehlt es weniger am Willen, als am Handwerkszeug. Der Textildiscounter KiK hat nach der Einführung von Setlogs Software OSCA VCM die Audits bei 500 Lieferanten transparent gemacht.

© KiK

Ende eines Lieferanten. Zwei Millionen Teile pro Jahr, gute Qualität, hervorragende Liefertreue und ein marktfähiger Einkaufspreis: Der Lieferant in Bangladesch war so etwas wie Bosch für die Autoindustrie. Ausgerechnet beim Thema Gesundheit und Sicherheit wollte das Management nicht mitziehen – ein Bereich, den KiK in seiner Prüfmatrix besonders stark gewichtet. Der Lieferant rutschte weit unter die 50-Prozent-Linie. Nach zwei Audits, drei Aufforderungen zur Nachbesserung und zwei Schulungen war Schluss. KiK kündigte die Geschäfts­beziehung.
„CSR ist das Gate zum KiK-Lieferanten. Erst wenn wir grünes Licht geben, darf er gelistet werden“, sagt Ansgar Lohmann, Bereichsleiter Corporate
Social Responsibility bei der KiK Textilien und Non-Food GmbH in Bönen. Er und sein 20-köpfiges Team sind zuständig für die Einhaltung von Sozial-, Umwelt- und Brandschutzstandards bei dem Textildiscounter. Sie prüfen ausnahmslos jeden der 500 Lieferanten auf Herz und Nieren.

KiKs Prüfmatrix: zehn Bereiche, 130 Kriterien
Zehn Teilbereiche mit insgesamt 130 Prüfpunkten umfasst die eigens ent­wickelte Matrix. Allen voran interessieren sich die Auditoren für die Arbeitsbedingungen vor Ort: Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Versammlungsfreiheit, das Verbot von Kinderarbeit und der Schutz vor Diskriminierung gehören ebenso dazu wie Feuerlöscher, Brandschutztüren und Rauchmelder oder die Gebäudestatik. Gecheckt werden aber auch alle behördlichen Genehmigungen wie Brandschutz- und Umweltlizenzen oder die Businesslizenz. Wer wegen Schlechtleistung auffällt und Mängel nicht beseitigt, wird ausgelistet. Wer sich positiv entwickelt, kann dagegen auf kontinuierliche Aufträge hoffen.

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Asien: Hochburg der Textilproduktion
Seit den 1960er Jahren findet die Tex-tilien- und Non-Food-Produktion ­nahezu vollständig in Asien statt und immer wieder sorgen Kinderarbeit, giftige Farben in Textilien oder Baumängel für Schlagzeilen und schockierende Bilder. Zuletzt, als am 24. April 2013 beim Einsturz des Rana Plaza, 25 Kilometer nordwestlich der Hauptstadt Dhaka in Bangladesch, mehr als 1.100 Menschen ums Leben kamen.
Die Kürzel unterscheiden sich: Ob Corporate Social Responsibility (CSR), Vendor & Compliance Management (VCM) oder wie in der Automobil-
industrie Supplier Relationship Mana-gement (SRM) – in der Sache, bessere Produktions- und Arbeitsbedingungen zu schaffen, sind sich alle einig. Zahl­reiche Intitiativen, wie etwa das Bündnis für nachhaltige Textilien des Bundesentwicklungsministeriums, das immerhin über 50 Prozent des deutschen Einkaufsvolumens und damit reichlich Marktmacht versammelt, arbeiten daran, die Standards wirkungsvoll zu verbessern. Es fehle weniger am guten Willen, als vielmehr am Handwerkszeug, ist Lohmann überzeugt: „Allein wir bei KiK führen pro Jahr etwa 1.000 Audits durch und waren überflutet von E-Mails und Excel-Tabellen. Mit Transparenz und Effektivität hatte das wenig zu tun.“

Echtzeitdaten für mehr Transparenz
KiK ist einer der größten deutschen Textilhändler. 250 Millionen Teile gehen bei dem Discounter pro Jahr über die Ladentheke. 60 Prozent kommen aus China und Bangladesch, weitere 20 Prozent überwiegend aus Pakistan und der Türkei. Um die Abwicklung der Audits schneller und transparenter zu gestalten, hat sich das Unternehmen Softwareunterstützung geholt. „Eine reine Auditverwaltung war uns nicht genug. Wir wollten den ganzheitlichen Ansatz mit unterschiedlichen Möglichkeiten der Fabrikprüfung in einem automatisierten System mit Echtzeitdaten“, beschreibt der CSR-Chef die Herausforderung. Wichtig war, unterschiedliche Akteure anbinden zu können, denn darüber komme die Geschwindigkeit. Nach einer Anbieteranalyse entschied man sich für das OSCA-System des Bochumer Softwarehauses Setlog. Die cloudbasierte Supply Chain Software wurde bereits vor 2013 um ein umfangreiches Vendor & Compliance Management-Modul ergänzt. OSCA VCM kann stand-alone oder in Kombination mit dem Supply Chain Modul OSCA SCM genutzt werden und beinhaltet die gesamte Lieferbeziehung ab Onboarding über Qualitätsmanagement, soziale und qualitative Audits inklusive Nachbesserungen, Dokumentenmanagement, Reportings und Ratings. „Bei Setlog war schon ein großes Verständnis für das Management von CSR-Prozessen vorhanden, das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte uns und es war spielend einfach, das System unseren asiatischen Geschäftspartnern zu erklären“, nennt Lohmann als ausschlaggebende Punkte für die Entscheidung. Im Mai 2015 fiel der Startschuss für das IT-Projekt und sechs Monate später waren die Audits des kompletten Textilsortiments live. Dazu wurde die eigens von KiK entwickelte Prüfmatrix mit den Standardfunktionalitäten von OSCA VCM abgeglichen und individuell an-gepasst. Es folgte die Anbindung der Beschaffungsagenturen, Prüfinstitute, Trainings- und Qualifizierungspartner. Jeder Lieferant wurde im Rahmen der Stammdatenpflege in OSCA VCM erfasst und auf der Plattform mit relevanten Supply Chain-Akteuren verknüpft. Weitere sechs Monate später waren die Lieferanten geschult. E-Mails und Excellisten sind seither Geschichte, denn die Akteure kommunizieren zentral und in Echtzeit über die Plattform.

CSR-Performance auf Knopfdruck
Soll ein Audit durchgeführt werden, beauftragt das CSR-Team über OSCA VCM ein Prüfinstitut, das den vereinbarten Termin und den Auftrag rückbestätigt. Der Prüfbericht wird samt Fotodokumentation in OSCA VCM hochgeladen, wobei alle 130 Prüfkriterien unterschiedlich gewichtet in die Gesamtnote einfließen. ­­Nachbesserungen werden noch vor Ort mit den Fabriken besprochen und innerhalb festgelegter Fristen beseitigt. Ein Frühwarnsystem zeigt sämtliche Audits auf dem Dashboard an und listet automatisch den Fortschritt der Nachbesserungsmaßnahmen nach dem Ampelsystem auf. Das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung und quantifiziert objektiv, wie gut eine Fabrik tatsächlich ist. Mehr noch: Es macht die Leistung der Beschaffungsagenturen und sogar die CSR-Performance eines ganzen Beschaffungslandes sichtbar. „Wir können China mit Bangladesch vergleichen oder neue Beschaffungsmärkte benchmarken“, erläutert CSR-Chef Lohmann. Kein unwichtiger Aspekt, denn die monatlichen Auswertungen kommen bei der Geschäftsleitung gut an, liefern sie doch die Basis für strate-gische Entscheidungen.

Vom Baumwollfeld zum Textildiscounter: Tier 1 bis 7
Der nächste Meilenstein steht schon auf der Agenda. Nach den 500 Tier-1-Lieferanten sollen Audits auf weiteren Wertschöpfungsstufen folgen. Die lückenlose Überwachung aller Produktionsstufen galt lange Zeit als unrealistisch und in der Tat ist es nicht einfach, Lieferketten vom T-Shirt zum Baumwollfeld zurückzuverfolgen. Die Produktionsketten sind verzweigt und die Zahl der Subkontraktoren kaum zu erfassen, denn nur die wenigsten Lieferanten sind bereit, ihre Vorlieferer preiszugeben. Zu groß ist die Angst, umgangen zu werden. In einem Pilotprojekt durchleuchtet KiK derzeit exemplarisch die Lieferketten von zehn Prozent seiner indischen Fabriken, was einem Beschaffungsvolumen von rund zwei Millionen Euro entspricht. „Bis zum Baumwollfeld können wir noch nicht zurückverfolgen, aber wir sind nah dran“, sagt Lohmann. Mit den Garnspinnereien, Webern, Strickereien, Färbereien und Konfektionären sind bereits fünf von sieben Wertschöpfungsstufen transparent und können als Produktionsnetzwerk in OSCA VCM abgebildet werden. Dass die CSR-Performance in den Vorstufen niedriger sein wird, sieht Lohmann als Chance. „Unsere Software hilft nicht nur KiK, sondern nimmt auch Lieferanten an die Hand, um Verbesserungen zu erreichen. Es bringt überhaupt nichts, mit dem erhobenen Zeigefinger westliche Standards durchzudrücken. Die Handelspartner müssen erkennen, dass sie einen Wettbewerbsvorteil davon haben“, betont der KiK-Mann. Schulungen seien deshalb das A und O. Außerdem rät er, Meilensteine zu setzen und Mitarbeiter sowie Lieferanten von Anfang an einzubinden, um Verzögerungen zu verhindern und Prozessschritte auf Plausibilität zu prüfen. Dass sich der Aufwand lohnt, zeigt der Vorher-Nachher-Vergleich: Der Auditierungsprozess von der Beauftragung bis zum Report ist mit OSCA um zehn Werktage kürzer und Verbesserungsmaßnahmen um etwa eine Woche früher im System sichtbar. Zudem sind die Auditierungskosten um drei bis fünf Prozent gesunken. „Der größte Erfolg ist, dass wir ein gutes Gefühl haben, weil es funktioniert“, zieht Lohmann Bilanz, und darum gehe es ja schließlich.

Über Setlog
Die Setlog Holding ist ein Anbieter individueller Supply Chain
Management (SCM)-Lösungen. Zentrales Produkt ist die cloudbasierte SCM-Software OSCA, die bei über 150 Marken in den Bereichen Bekleidung, Elektronik, Nahrungsmittel, Konsumgüter und Hardware im Einsatz ist. Mithilfe von OSCA vernetzen sich Unternehmen mit ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, um ihre Lieferkette optimal aufeinander abzustimmen, Prozesse zu beschleunigen und Supply Chains effizient zu managen. Die Setlog GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Setlog Holding AG. Das Unternehmen wurde 2001 gegründet zählt heute mit über 35.000 Nutzern in 92 Ländern zu den führenden Anbietern von SCM-Software. Das Softwarehaus beschäftigt 60 Mitarbeiter an den Standorten Bochum (Sitz), Köln und New York.

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